El control de inventario es el monitoreo del flujo de productos de una empresa. Su principal objetivo es garantizar, por un lado, que haya cantidades suficientes para satisfacer la demanda de ventas. Por otro lado, que no haya excesos que generen un riesgo de pérdidas.

Pensando en lo complicada que es la gestión de inventario, le traemos 8 consejos para garantizar una buena planificación y una gestión óptima, para lograr así resultados más satisfactorios. ¿Quiere saber cuáles son? ¡Eche un vistazo!

1. Estandarización en el registro de los ítems

El primer paso para garantizar un buen control de inventario en su empresa es crear un patrón para el registro de los ítems. Lo ideal es definir solo un código y una descripción para cada tipo de producto. Así, se evitan duplicados, que pueden generar divergencias entre la información y las cantidades disponibles.

Esto ayuda bastante para la ubicación de los materiales, la realización de inventarios y la organización de las ventas.

2. Registro de todas las entradas y salidas

Otro punto importante es el registro de todos los movimientos de inventario. Esta información sobre entradas y salidas puede servir de base para la creación de análisis importantes y la toma de decisiones.

Un buen ejemplo de ello es la identificación del giro de los productos, que es el período en que el ítem queda dentro del almacén, hasta que es vendido. O, en otras palabras, la frecuencia de reposición de esa mercancía dentro de un determinado período.

Es importante resaltar que los intercambios y devoluciones también deben ser debidamente registrados, a fin de evitar problemas confusiones en el stock.

3. Estandarización del almacenamiento

Así como el registro de los productos, lo ideal es estandarizar la forma en que se almacenan. Esto quiere decir crear una organización dentro del stock para que sea más ágil y sencillo encontrar la ubicación de cada producto.

Confeccione direcciones específicas para los materiales y evite que se mezclen, o que haya más de uno en una misma ubicación.

Además, vale la pena crear un método que ayude a mejorar la productividad: los elementos con mayor salida  deben estar a una altura fácil de alcanzar, mientras que los de menor salida se pueden colocar en lugares más altos, por ejemplo.

 4. Optimización del espacio disponible

Optimizar el espacio disponible también es una forma de mejorar el control de stock, al mismo tiempo que se logra un mejor aprovechamiento de la estructura del negocio. Para ello, vale la pena invertir en la verticalización. Es decir: adoptar el uso de estantes, que permiten organizar mejor los productos sin utilizar un área más grande.

Con un espacio bien organizado, se hace más fácil realizar los inventarios de materiales, además de  que la productividad  aumenta, ya que se deja de perder tiempo buscando las mercancías que componen un pedido.

5. Elaboración de análisis

Los análisis son siempre grandes aliados de una buena gestión. Permiten comprender una operación, definir acciones de mejoras y elaborar nuevas estrategias.

Uno de ellos es la previsión de demanda, que consiste en la elaboración de estimaciones de ventas para los próximos períodos, basándose sobre el historial de movimientos y el patrón de comportamiento de los clientes.

Otro que vale la pena mencionar es la curva ABC, que consiste en la clasificación de los productos como muy relevantes o poco relevantes, según la parte que representan en la facturación y el margen de ganancia alcanzado con la venta.

  • Elementos de clase A: aquellos productos que tienen un valor agregado más alto y, en consecuencia, generan un beneficio mayor para el negocio cuando se venden.
  • Elementos de clase B: son los elementos más vendidos en la empresa y, por lo tanto, generan un buen margen de beneficio. Por lo tanto, siempre debe estar disponibles en stock.
  • Los elementos de clase C: son poco vendidos, no impactan en la facturación de forma considerable y, por consiguiente, el beneficio es bajo. Lo ideal es mantener cantidades muy bajas, solo lo suficiente para no dejar de atender a quienes lo busquen.

Dar seguimiento al giro del stock también es fundamental para garantizar una buena planificación y control. Como dijimos, esta información indica cuál es el tiempo promedio de reposición de los ítems, o sea, es posible saber cuál es la frecuencia en que esos productos deben ser adquiridos, para evitar que estén en falta.

Con estos análisis, el gestor ya logra comprender mejor de qué forma debe componer su stock para evitar perjuicios derivados de la pérdida de una venta por indisponibilidad, o por la pérdida de los materiales, acarreada por el exceso o falta de salida.

6. Seguimiento de indicadores de desempeño

Los indicadores de desempeño, también llamados KPIs (Key Performance Indicator), son herramientas de gestión que proporcionan una visión de los resultados de las actividades dentro de la empresa. Por medio de ellos, se consigue saber si el desempeño fue satisfactorio o quedó por debajo de lo esperado.

A partir de estos datos, es posible identificar problemas, sus posibles causas y elaborar acciones que ayuden a solucionarlos. También se puede identificar cuáles son los puntos que presentan oportunidades de mejoras y cómo se puede alcanzar un resultado más satisfactorio.

Entre los indicadores más relevantes para el control de stock, podemos citar:

  • Giro de los productos
  • Índice de pérdidas: averías (daños), extravíos, obsolescencia y perecibilidad
  • Porcentaje de pedidos atendidos: de todos los clientes que llegan para comprar, ¿cuántas ventas se cierran en total?, ¿cuál es el porcentaje de negociaciones que no fueron cerradas por falta de stock?
  • Perfección de inventario

Los indicadores de desempeño, permiten realizar análisis para que el gestor posea una visión muy amplia, pero al mismo tiempo detallada sobre los patrones de las operaciones. Sobre esta base, puede crear alternativas que ayuden a reorientar las acciones para el alcance de los objetivos deseados.

Sin embargo, hay que tener cuidado al elaborar estos controles. Lo ideal es contar con KPIs que ayuden a recolectar datos relevantes para la realización de una buena gestión. Caso contrario, no llevarán a ningún lado.

7. Realización de inventarios periódicos

Los inventarios, también conocidos como balance de stock, es un conteo periódico de los elementos disponibles en el almacén, con el fin de verificar si las cantidades disponibles son coherentes con la información contenida en los controles.

Un resultado con alta precisión representa informaciones alineadas y un alto nivel de acierto entre el stock físico y el stock contable (control). Representa una buena sinergia entre la rutina operacional con la actualización de los datos usados ​​en el monitoreo.

Para que el desempeño sea aún mejor, lo ideal es realizar esas actividades periódicamente, pero en pequeñas proporciones,  inventariando un área del stock cada mes. La frecuencia de cada área puede ser definida según la necesidad de esos productos.

Con esta estrategia, se logra identificar fallas con más rapidez y corregirlas antes de que el problema se vuelva mayor y lleve a consecuencias más graves (como la pérdida de una venta). Además, es útil para mantener el stock siempre organizado y con información actualizada.

8. Inversión en tecnología para control de stock

El uso de la tecnología en las empresas ya no es un lujo sino una necesidad. Aunque muchos gestores todavía ven la contratación de un sistema como un gasto, esta herramienta proporciona diversos beneficios para el negocio. Con estos sistemas, la relación costo-beneficio resulta mucho más satisfactoria.

Actualmente, ya es posible contar con soluciones completas, como el ERP, por precios justos. Este software ayuda en el control de inventario y automatiza diversas áreas del negocio. De esta manera, contribuye a que los departamentos de ventas, financiero, compras, logística y fiscal, se ejecuten con más precisión y agilidad.

Entre las principales ventajas de implementar una solución de este tipo, podemos citar:

  • Disminución del riesgo de errores,
  • aumento de la productividad,
  • intercambio automático de información entre procesos relacionados,
  • reducción de costos,
  • posibilidad de generar informes para la elaboración de análisis,
  • seguridad de la información,
  • aumento de la eficiencia.

Como hemos visto, hay varias maneras de garantizar un buen control de stock dentro de la empresa. Esto es crucial para el éxito del negocio, principalmente porque es algo directamente ligado a la atención a los clientes y a los costos operativos, dos cuestiones fundamentales para la continuidad del negocio.

 

¡Ahora que ya sabe cómo controlar su stock eficientemente, lea nuestra guía completa sobre la gestión de envíos para optimizar al máximo la logística de su negocio!

 


Andrés Pérez - Tienda Online

Estudiante de marketing digital con especialización en comercio electrónico. Trabajo con redacción de contenidos sobre marketing y negocios para pymes que deseen mejorar sus ventas en la Internet.

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