Hay cuestiones acerca del cobro de un servicio de transporte que siempre generan dudas entre emprendedores. Entre las principales están: ¿qué tipo de flete existen?, ¿cómo calcularlo?, ¿cómo influye en las compras?

Respondiendo a todas estas dudas, vamos a hablar sobre el flete de forma muy detallada, incluyendo algunos consejos sobre cómo ofrecer promociones relacionadas con los valores de entrega para sus clientes.

Conozca los tipos de flete

Cuando se habla de tipos de flete, podemos referirnos a la responsabilidad por el servicio, el tipo de contratación o el tipo de carga. De esta forma, vamos a dividir estos 3 aspectos y ver cada uno en profundidad.

 1.Responsabilidad por el flete

CIF

El flete CIF (siglas en inglés para Costos, Seguro y Envío) determina que la responsabilidad sobre el pago del flete y gestión de riesgos sea del remitente.

En ese caso, el pago se hace en el origen del transporte y el trabajo del cliente es solamente el de efectuar la compra. El compromiso del embarcador con la carga solo finaliza cuando se recibe en el destino final. Es el tipo de flete más utilizado en comercios.

FOB

Ya en el flete Free on Board, o “libre a bordo”, es el cliente que se encarga de efectuar el pago, tanto del flete como del seguro de la carga. En ese caso, el pago se efectúa con la recepción del pedido.

2. Tipo de contratación

Respecto al tipo de contratación, este procedimiento está vinculado a la cantidad de terceros que participan en el transporte.

Normal

Se da cuando una compañía es contratada por la empresa para realizar el transporte y recolectar la carga en su origen y llevar a cabo la entrega en el destino final, siendo la única en recorrer el trayecto. Como el nombre sugiere, es uno de los tipos de flete más contratados en el mercado.

Subcontratación

En la subcontratación, el transportista contratado opta por solicitar que otra empresa haga el transporte. Esta estrategia se adopta para que se pueda ampliar el alcance de las regiones atendidas, ofreciendo plazos satisfactorios y eficiencia en el proceso.

Redespacho

Hay dos servicios: el transportista contratado por el cliente recorre el tramo de A hasta B, y su socio de negocios es responsable de finalizar el transporte del tramo B hasta C.

Este tipo es muy parecido a la subcontratación, pero con la diferencia de que son dos empresas realizando el transporte.

Redespacho intermedio

El redespacho intermedio es un poco más complejo: involucra más compañías transportadoras, siendo que dos de ellas son contratadas por la que fue accionada por el cliente. Un buen ejemplo de este tipo de proceso es: el transportista 2 hace el recorrido de A hasta B; el transportista 1 (contratado por el embarcador) va de B hasta C; el transportista 3 realiza el trayecto de C hasta D, que puede ser el destino final.

3. Característica de carga

Este tipo de flete se define de acuerdo con la característica de la carga y se divide en 2 grupos:

Capacidad

También es conocida  como “carga cerrada”. Comprende el envío de un gran volumen, que generalmente ocupa la capacidad total del vehículo y sale del origen directo al destino.

Fraccionada

Las cargas fraccionadas son aquellas formadas por muchos pedidos de pequeños volúmenes, atendiendo a diversos clientes.

Existen varios puntos en los cuales hay que prestar atención durante el transporte, esto requiere una planificación de rutas eficaz para atender a todos los clientes en un plazo satisfactorio y a un costo razonable.

 

¿Cómo calcular el flete?

Es difícil determinar, con exactitud, cuáles son las variables involucradas en el cálculo del flete. Esto se debe al hecho de que los transportistas utilizan métodos diferenciados y poseen particularidades en las operaciones, además de que los costos y el margen de beneficios son diferentes para cada uno.

Sin embargo, es posible definir cuáles son los aspectos básicos considerados en la cuenta. Los principales son:

1. Flete de peso

Este es uno de los puntos principales en lo que se refiere al cálculo del flete. La idea del flete de peso es encontrar el mayor número entre el peso bruto y el peso cuadrado (multiplicación de las dimensiones del embalaje del producto) y, a continuación, hacer el cobro encima de ese superior.

El objetivo de esto es equilibrar el cobro, evitando dos situaciones:

  • Cargas muy voluminosas, pero que pesan poco: ocupan rápidamente el espacio dentro del vehículo, pero no alcanzan la capacidad en peso;
  • Cargas pequeñas, pero muy pesadas: ocupan poco espacio, pero llegan al límite de peso rápidamente, impidiendo que el vehículo sea totalmente cargado.

2. Flete de valor

Se calcula en función del valor descrito en la NF-e. Con la identificación del valor de la carga, es posible saber si los ítems son valiosos (lo que aumenta el costo del seguro) o si necesitan cuidados especiales.

3. Distancia recorrida

Esta variable también es una de las más básicas a la hora de calcular el flete y también es conocida como “flete por km rodado”. La relación entre el valor y la distancia recorrida es directamente proporcional, o sea, cuanto mayor sea el trayecto, más elevado será el costo del servicio.

4. Características del destinatario

Existen transportistas que también consideran las características del destinatario a la hora de calcular el precio del servicio. En este caso, se evalúan la peligrosidad y la dificultad en el acceso. En caso de que existan estos desafíos, se le cobrará una tasa extra.

5. Tipo de transporte

El tipo de transporte también afecta el valor del flete. Los paquetes pueden ser enviados por tren, avión, barco, camión o bus, entre otras opciones.

6. Características de carga

 Los productos peligrosos, perecederos, medicamentos, cargas vivas y refrigeradas son algunos de los ejemplos de artículos especiales que requieren cuidados específicos durante el manejo y el transporte.

Esto aumenta el costo del flete debido a que en algunos casos es  necesario invertir en envases reforzados y especiales, vehículos adaptados y transporte más ágil.

7. Tasas específicas

 Además de estos factores, el costo del flete también puede ser compuesto por algunas tasas que algunos transportistas cobran. Se debe prestar atención a este aspecto en el momento de realizar la contratación. Entre las principales tasas cobradas en el mercado, podemos citar:

  • tasa de recolección y entrega: cobrada dependiendo de la distancia entre el punto de recolección y el lugar donde la compañía está localizada.
  • la tasa de restricción del tránsito (TRT): para locales, como grandes centros urbanos, en los que existen leyes que restringen la circulación de vehículos de gran tamaño y los procesos de carga y descarga.
  • tasa de dificultad en la entrega (TDE): es la tasa cobrada en el caso de lugares que tienen difícil acceso, o son peligrosos, por ejemplo.
  • tasa de reentrega: cuando, por algún motivo, el cliente no recibe la mercancía en el primer intento.

8. Flete mínimo

 Algunos transportistas establecen un peso mínimo (normalmente de 50 Kg) por pedido para realizar el transporte. En caso de que los productos no alcancen esa meta, el valor del flete considera el peso mínimo. Esta es una de las maneras de cubrir los costos operacionales del envío, que son altos, incluso para productos muy pequeños.

9. Gestión de riesgo

 La gestión de riesgos en el transporte es el proceso responsable de identificar las ocurrencias que pueden afectar el rumbo de las actividades e impactar negativamente en los resultados. Además, también dedica los esfuerzos en la elaboración de acciones para eliminar o minimizar los efectos de esas ocurrencias.

Esto implica la contratación de seguros, cuyos costos también se transmiten al valor del flete, a veces son exigidos incluso por ley.

Los transportistas también pueden invertir en otras medidas de seguridad para minimizar los riesgos, como rastreo de vehículos o escolta armada. Vale recordar que cada uno de esos diferenciales encarece el valor del flete que será transferido al cliente final.

10. Tributos y peajes

 Por último, también incide en el cobro los peajes y otros impuestos relacionados al transporte.

 

¿Cuánto influye el flete en la compra?

 Una cantidad considerable de posibles clientes abandona el carrito debido al alto costo del flete. En este sentido, se puede decir que el valor de la entrega tiene un peso grande en la decisión de concluir la adquisición o buscar otros sitios.

Una forma de evitar esta situación (además de establecer asociaciones con transportistas que brinden un servicio de calidad a un precio justo), es ofrecer más de una opción de flete y dar al consumidor el poder de elección. Así, cada uno decide si prioriza precio o agilidad.

Algunas opciones son:

1. Flete económico

En esta opción, la tienda virtual ofrece un valor más bajo, para los clientes que prefieren pagar menos por el flete y no tienen prisa en recibir sus pedidos ya que es prácticamente imposible conciliar agilidad y bajo costo.

2. Flete normal o estándar

En este caso, tanto el plazo estimado como el valor practicado están dentro del promedio ofrecido por el mercado. Mientras que el precio es  mayor que en el flete económico, el plazo es menor.

Es una de las opciones más buscadas por los clientes, justamente por el hecho de que ambos factores pueden ser clasificados dentro de lo que se llama satisfactorio, considerando el costo-beneficio.

3. Flete de urgencia

Esta modalidad busca atender aquel cliente inmediatista, que quiere realizar las compras y recibir el producto en el menor tiempo posible, lo que también puede ocurrir en el caso de  fechas conmemorativas, o productos perecederos.

Como es de esperar, la reducción en el plazo de entrega viene con un aumento en el costo del servicio.

4. Same day delivery

La entrega en el mismo día todavía no está disponible en todos los países, aunque sí en muchas capitales y ciudades grandes. Se hace la entrega en el mismo día en que la compra fue confirmada. Para ese público con un sentido de urgencia mayor, esa estrategia puede representar el diferencial de su negocio y posibilitar la fidelización de esas personas.

 

Entienda cómo economizar en el flete de su tienda virtual

Como vimos, valor del flete puede causar pérdidas en las ventas. Se puede eludir este problema absorbiendo parte del valor y transfiriendo solamente una fracción para el consumidor, pero así la empresa corre el riesgo de sufrir pérdidas operativas.

Entonces bien, lo ideal es buscar formas de ahorrar en el proceso y mejorar los resultados (tanto en ventas como en finanzas). Observe estos 6 consejos para cumplir con ese objetivo:

1. Planee y monitoree los gastos con el flete

 La planificación es crucial para el éxito de cualquier actividad. En este caso, lo ideal es determinar qué parte del presupuesto se utilizará para cubrir los gastos de transporte durante un período determinado.

Es importante crear metas realistas, que estén dentro de la realidad del negocio. Objetivos muy amplios pueden hacer que los gastos sean mayores que el ideal, mientras que los muy bajos pueden intervenir en el presupuesto.

Después, con el monitoreo de los gastos, se hace posible saber cuáles de ellos son excesivos y qué acciones pueden ser adoptadas para reducirlos. Esta es una manera estructurada de hacer cortes sin el riesgo de perjudicar la calidad del servicio.

2. Priorice los servicios con precio más accesible

Una excelente estrategia para mejorar los precios es incluir varias opciones en una cotización. Esto aumenta su poder de negociación y permite negociar mejores condiciones para la prestación del servicio.

De la misma forma, se pasa a tener más opciones a la hora de elegir qué compañía atenderá cada región. El detalle es siempre chequear la reputación de las empresas. Más importante que el precio, es entregar un servicio de calidad.

3. Contrate socios de confianza.

 Para elegir con qué empresas trabajar, tenga en cuenta una serie de criterios:

  • tradición de la empresa en el mercado;
  • plazos de entrega y para pagos de facturas;
  • condiciones de pago;
  • inversión en tecnología;
  • política de procedimientos en el caso de complicaciones (extravíos, averías, etc).

Es importante dejar claro un acuerdo de nivel de servicio a la hora de cerrar el contrato, que incluya multas en caso de incumplimiento. Aunque la satisfacción de los clientes sea perjudicada, esta es una manera en que el e-commerce se resguarda de pérdidas financieras.

4. Invierta en una solución para controlar sus costos

 Para disminuir los costos con eficacia, primero hay que conocerlos y entender el motivo de tal valor. Si usted no entiende cómo el dinero es gastado, difícilmente conseguirá crear acciones acertadas para reducirlo.

Debe apuntar a un sistema de gestión que ayude a incluir los costos y permita la generación de informes sobre los resultados es una alternativa para tener una visualización amplia e incrementar el control.

5. Incluya indicadores de desempeño

 Los indicadores de desempeño sirven para analizar los resultados de los procesos y si están dentro de lo que se espera. Esta herramienta es una gran aliada de los gestores, ya que permite verificar si los recursos y esfuerzos dedicados a las actividades fueron suficientes para alcanzar los objetivos.

Dentro del contexto del costo de flete, se pueden incluir algunos indicadores como:

  • flete sobre el valor de facturamiento;
  • por producto;
  • por región;
  • costo de cambios y devoluciones;
  • costo de reentregas.

Con toda esa información, se hace posible identificar los cuellos de botella más determinantes, sus posibles causas y qué medidas necesitan ser adoptadas para eliminarlos. Así, puede lograr la reducción de errores, eliminación de desperdicios y tareas que no agregan valor, y aumento de la eficiencia y productividad.

 

Las mejores prácticas para hacer promociones con flete

Hacer promociones con el valor del flete es otra opción para disminuir el costo para el cliente y hacer la venta más atractiva, apalancando los resultados. Sin embargo, esta estrategia debe ser cuidadosamente planificada, pues existe el riesgo de disminuir los precios, pero la empresa tiene que soportar los costos referentes a ellos.

Siendo así, se deben observar algunos cuidados básicos, como:

1. Analizar las finanzas de la empresa

Primero, es necesario estudiar el estado  financiero del negocio. Esto incluye tener conocimiento sobre la facturación, la rentabilidad, los recibos, entre otros puntos que considere relevantes. Aunque el valor facturado sea satisfactorio, vale recordar que la cantidad puede ser recibida en cuotas y que los costos elevados comprometen el margen de beneficio.

Este análisis es el que va a determinar si su e-commerce tiene condiciones de absorber el valor (y así no transmitírselo a los clientes), o si esto sería perjudicial.

 2. Definir la parte del beneficio que se perderá

 Ofrecer una promoción de flete para los clientes significa que su empresa tendrá que asumir ese costo. Un costo más para el negocio es sinónimo de una rentabilidad más baja.

En otras palabras, será necesario definir cuánto se pierde en ganancia y si ese valor es compensatorio, de acuerdo con el retorno esperado.

3. Determinar cómo la promoción será aplicada

Una vez que haya cerrado la cuestión financiera, es el momento de definir cómo se aplicará la promoción. Para ello, hay algunas opciones como:

  • envío gratuito: es la alternativa más atractiva para los clientes, pero es la más onerosa para el negocio, que necesita absorber todo el costo del transporte;
  • descuento por valor mínimo: descuento o flete gratis en compras de un valor elevado;
  • flete reducido: la tienda virtual asume una parte del costo y transfiere  el resto para los clientes;
  • flete VIP: descuentos para los clientes que más compren, que a la vez, al sentirse agasajados, son más propensos a la fidelización.

La elección del mejor método normalmente se vincula con la estrategia de su negocio y lo que la condición financiera permite aplicar. Vale recordar que, si es posible, se puede invertir en más de una opción, ofreciendo la promoción más amplia y atrayendo a un público mayor.

4. Divulgar la acción promocional

Por último, es el momento de invertir en la divulgación de la promoción del flete. Es así que su tienda logra alcanzar a los clientes y llegar a otros tipos de público que visitarán el sitio y pueden convertirse en nuevos consumidores.

Las redes sociales son una excelente alternativa para poner esto en práctica. Son gratuitas y tienen gran alcance, por lo que más personas pueden ver los anuncios, además de sus seguidores.

Como puede ver, saber cómo calcular el flete y qué involucra es fundamental para tomar decisiones más acertadas, mejorando el desempeño financiero, al mismo tiempo que se gana en la calidad de los servicios de transporte. Así, la tienda virtual logra ser más competitiva, garantizando la satisfacción de sus clientes y atrayendo a un público cada vez mayor.

 

¿Le gustó esta guía? ¿Tiene problemas con el flete y la logística en su negocio? ¡Entonces, deje sus dudas en los comentarios!

 


Andrés Pérez - Tienda Online

Estudiante de marketing digital con especialización en comercio electrónico. Trabajo con redacción de contenidos sobre marketing y negocios para pymes que deseen mejorar sus ventas en la Internet.

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